フロントのペーパーレス化でスタッフの働きやすさアップ！お客様の満足度アップ！

ドーミーインのお仕事は常に進化を続けています！予約書のペーパーレス化で、ミスを減らしお客様の満足度もアップ。環境への配慮やコスト削減にとどまらない、フロントスタッフに嬉しい効果とは？今回は花風の湯 御宿 野乃なんばでのペーパーレス化の取り組みをお伝えします！

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山積みになっている予約書。どのドーミーインの事務所でもよく見かける光景。

インターネット上だけで予約や取引を行う旅行会社から予約が入ると、予約１件につきＡ４の紙１枚の予約書を予約管理システムが自動的に印刷する。それは、当日の予約だろうと、１年後の予約だろうと、すぐ印刷される。しかも、その予約に変更やキャンセルがあると、その都度自動的に印刷される。
通常、予約書はチェックイン月ごとに仕分けし、フロントスタッフが時間を見つけて当月分から順番に打ち込む。打ち込みが終わればこの予約書は不要になるのだが…。

「予約書を積み上げると、私の身長を軽く超えていました（笑）」
そう言うのは、野乃なんば副支配人の新井さん。この業務改善に取り組んだ主人公だ。

この光景は、なんばのドーミーイン４棟（野乃なんば、PREMIUMなんば、PREMIUMなんばANNEX、ドーミーイン心斎橋）の合同ミーティングでも議題にあがった。
「どの棟でも予約書が山積み。紙の無駄遣いだし、打ち込みに手間が掛かり、ミスも起こる。効率も悪いと悩んでいました」

合同ミーティングではいろいろなアイデアが出た。しかし、役割分担の徹底や仕分け方法の改善など、ミスを防ぐ手法がほとんどで、紙や業務を減らすまでには至らなかった。
新井さんは考えた。

「紙がたまってしまうなら、紙を出さないようにすれば良い！」

ルール、仕組み、やり方そのものを変えてしまえば良いのではないか。そう考えたのだ。

どうすれば、予約書の山積みが解消できるか。FC業務で日常的に予約管理システムを使っている新井さんは、予約管理システムそのものを徹底的に調べた。すると、設定を変えれば何とかなることがわかった。そして、こんなやり方を提案した。

「日付が変わったら、当日チェックインのお客様の分だけ自動印刷するよう設定。その分だけを打ち込んで予約カードを作成します。予約書の紙は最小限。打ち込みの数は最大でも客室の数だけです。打ち込みの終わりが見えるので、スタッフの気持ちもラクになると思います」

さっそく効果が出た。
「フロントスタッフに余裕が生まれました。スタッフの中には〝手持ちぶさたになっちゃった〟と笑顔で言う人も。打ち込みの手間が少なくなった分、館内で汚れているところがないか見回ったり、大浴場の巡回を増やしたり、お客様対応にあてるようにしています。紙のコスト削減や事務所の美化以外にも、効果がありました」

予約管理システムの設定変更が簡単に行えるよう、新井さんはオペレーションマニュアルも作成した。

聞いたところでは、予約システムは将来的に変更となる予定があるかもしれないそう。でも、それまで予約書の山積みを放置しておかない手はない。

お客様の満足度アップとスタッフの働きやすさにつながることに、すぐさま対応したくなる！それがドーミーインなのである。

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紙の文書をなくしてスタッフの手間やミスをなくしたい。ひとりの社員の思いは行動へ。業務が効率的にが良くなって生まれた時間の余裕はスタッフの心の余裕になりました。みんなが働きやすくなるアイデアをすぐさま導入するドーミーイン。居心地、働き心地アップを日々目指しています！

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