手書きの引継ぎノートは卒業？翻訳もしてくれる！外国人スタッフに優しいドーミーイン引継ぎ業務改善レポ

新しいツールの導入で、日本語が苦手な外国人スタッフが劇的に楽ちんになったドーミーインの取り組みをご紹介！ドーミーインでは、勤務の交代時に必ず業務の引き継ぎをしています。使ってきたのは手書きの「引継ぎノート」。実はこれが、外国人スタッフにとって大きな悩みになっていたのです…。

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引継ぎノート。この、ドーミーインの日々の業務に欠かせないツールが、外国人スタッフにとって大きな負荷になっていたことを、みなさんはご存知だろうか。

引継ぎノートはどの棟も紙ベースで、手書きで書き込んでいると聞いた。ところが、「これが外国人スタッフにとってはちょっとした問題になっているんです」と金（キム）さん（PREMIUMなんばANNEX宿泊支配人）は言う。

「手書きは、人によってクセがあったり、文字が崩してあったりして、外国人スタッフには読みにくいんです。また、会話はできても書くのは苦手という外国人スタッフが多く、書き込むのに時間が掛かったり、思っていることをきちんと書き込めなかったりしています」

大阪のエリア会議で前泊したり、清掃ヘルプ、朝食会場のチェックなどで他棟へ行った金さん。その都度、各棟の引継ぎ書を確認したが、どこもPREMIUMなんばANNEXと同じく紙ベースであることに気づき、落胆したと言う。

「引継ぎノートは、ドーミーインのサービスの根幹。このままでは重要な引継ぎ事項が確実に伝えられず、ミスやトラブルにつながってしまう…」

金さんは動いた。あれこれ探してみたり、プログラマーをしている妹さんに相談したり。

そして辿り着いたのが、会社のパソコンにプリインストールされていたマイクロソフトWindowsのデジタルノート〝OneNote〟だ。

金さんはさっそく自分で架空の引継ぎノートを作成してみた。
「すぐ日本語に変換できますし、追加・修正・削除も簡単。表示されている文章の翻訳もできます。これなら使えると思い、事業所内のパソコン６台で試してみました」

試験的に使ってみた結果、当初思っていた以上の効果も見られた。
「外国人にとって、手書きよりも読みやすい、理解しやすい、書き込みやすい、ということは予想どおりでした。書き込んだ事項はすぐに同期できます。そのうえ、写真や動画も貼り付けられるので誰もが目で見て分かるようにできます。引継ぎ事項を分類できるので、探す手間が少なくなります。いろいろな良い面が分かりました」

まわりのスタッフの評判も上々だと言う。
「書き間違い、書き漏れ、追記し忘れなどが減りました。外国人スタッフだけでなく、日本人スタッフからも〝使いやすい〟〝わかりやすくなった〟と言われています。英語はもちろん、中国語やハングル語にも翻訳できるのが良いと言うスタッフもいます」

試験運用は現在も継続中。「引継ぎ」だけでなく、「忘れ物管理」「議事録」「事件事故」「本社からの案内」などのフォルダをつくり、スタッフ全員で共有している。

「ネックがあるとすれば、現状の無料バージョンのままだとOneNoteサーバーの容量に限界があり、サーバーをこまめに整理しないといけないこと。いまは約１か月ごとにOneNoteサーバーに接続し、ファイルをパソコンに保存してから削除していますが、その手間はあります」

メリット・デメリットを浮き彫りにした金さんは、こんなことも言っている。
「外国人スタッフの中には〝頑張って日本語で手書きしたのに、字が間違っていたり、字が汚くて間違って伝わったり、それで自信とやる気をなくしてしまいました〟と辞めてしまう人もいます。これならそんな心配もないので、外国人スタッフの定着率アップにもつながるんじゃないでしょうか？」

金さんの試みを受けて、本社も動いた。
「素晴らしい取り組み。外国人スタッフだけでなく、日本人スタッフにとっても使いやすい。プリインストールのアプリケーションなのでコストも最小限。情報漏洩などのリスクマネジメントも考慮しながら、運用ルールなどを検討しています」

ドーミーインは、スタッフにもどんどんやさしくなっていく。

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外国人スタッフの困りごとを解消しようとした取り組みですが、結果的に日本人を含む働くスタッフ全員に「使いやすい！」と評判に。本社も注目！！会社全体にも広がっていきそうです。ドーミーインでは、ホテルの現場で働くスタッフの仕事のしやすさを常に追及しています。今度はどんなアイデアが出てくるのか…楽しみですね！

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